Tipos de eventos do CCMAR
Existem 10 tipos de eventos CCMAR, consoante o seu objetivo principal, formato e público-alvo.
- Seminário
- Toolbox
- Formação Avançada
- Convívio Científico
- Reunião de Projeto
- Get Together
- Evento de Imprensa
- Visita Institucional
- Atividade de Doutoramento, Mestrado e Licenciatura
Cada tipo de evento requer procedimentos financeiros, administrativos e de comunicação diferentes. Para navegar pelos procedimentos, consulte o quadro recapitulativo e o fluxo de trabalho abaixo. Segue-se uma descrição pormenorizada de cada tipo de evento.
Quadro resumido dos eventos CCMAR
Seminários
Objetivo principal
Partilhar conhecimentos e experiências científicas e promover o networking entre os visitantes do CCMAR e a sua comunidade.
Público-alvo
Investigadores e técnicos do meio académico e do sector privado que trabalhem em ciências do mar e sectores relacionados com o mar, em particular. Trata-se de toda a comunidade do CCMAR e da UAlg, incluindo os seus estudantes (licenciatura, mestrado, doutoramento).
Formato
- Palestras curtas seguidas de perguntas e respostas e de um período de networking (máx. 2h).
- Edições especiais - palestras curtas proferidas por cientistas de renome mundial.
- Frequência - todas as semanas, exceto em épocas de férias (Natal e agosto)
Participação
- Aberto ao público.
- Sem custos.
- Pode ser necessário registo (para seminários em linha).
- Nota: se tenciona levar um grande grupo de pessoas (por exemplo, uma turma de mestrado) a um seminário específico, contacte a Comissão de Seminários do CCMAR (ccmarseminars@ualg.pt) para garantir um local que permita acolher os participantes adicionais.
Organização e logística
- Os seminários do CCMAR são organizados pela Comissão de Seminários do CCMAR, com o apoio da Comissão de Estudantes de Doutoramento para a logística e do Departamento de Comunicação para as inscrições e divulgação. A frequência é limitada a um seminário semanal, sendo elaborado um plano anual de seminários no início de cada ano letivo (setembro). Assim, os membros devem propor seminários à Comissão de Seminários do CCMAR (ccmarseminars@ualg.pt) o mais cedo possível. Devido a constrangimentos logísticos, os seminários propostos com menos de 15 dias de antecedência não serão aceites.
Divulgação
O orador deve fornecer informações sobre o seminário pelo menos 15 dias antes da data do seminário, a fim de assegurar uma divulgação adequada, preenchendo o formulário Web fornecido pelos organizadores do seminário. As informações incluem:
- título;
- nome, filiação e fotografia do orador;
- data, hora e local do seminário;
- breve descrição do seminário (máximo de 250 caracteres, incluindo espaços);
uma imagem geral + créditos da imagem.
Com esta informação, o Departamento de Comunicação preparará materiais gráficos (aplicam-se modelos específicos) para divulgação através do sítio Web do CCMAR, dos canais das redes sociais e de listas de distribuição específicas.
Certificados
O Comité dos Seminários CCMAR (ccmarseminars@ualg.pt) emite os certificados solicitados.
Toolbox
Objetivo principal
Fornecer informações e/ou formação básica sobre questões institucionais, tais como procedimentos internos (administração, finanças, comunicações, recursos humanos, transferência de tecnologia, etc.), oportunidades de financiamento, formação sobre o equipamento do CCMAR, etc.
Público-alvo
Apenas membros do CCMAR.
Formato
Diferentes formatos, como formação em laboratório e no terreno, palestras ou webinars e pequenos workshops.
Participação
Aberto apenas aos membros do CCMAR. Pode ser necessário registo.
Organização e logística
As caixas de ferramentas são organizadas pelos membros do CCMAR.
Divulgação
As caixas de ferramentas só são divulgadas no seio da comunidade CCMAR, uma vez que não permitem participantes externos. Para divulgar a caixa de ferramentas, os organizadores devem dirigir-se diretamente à comunidade CCMAR através da nossa lista de correio eletrónico invest_ccmar@ualg.pt.
Certificados
Os organizadores da caixa de ferramentas devem fornecer um certificado ao orador, utilizando o modelo de certificado da caixa de ferramentas do CCMAR disponível na intranet. No momento da inscrição, deve ser perguntado aos participantes se necessitam de certificados. Os organizadores da caixa de ferramentas podem utilizar o mesmo modelo para esse efeito.
Formação Avançada
Objetivo principal
Atualizar as competências de investigação e transversais.
Público-alvo
Investigadores e técnicos do meio académico e do sector privado. Estudantes de licenciatura, mestrado e doutoramento.
Formato
Aplicam-se diferentes formatos de formação e programas de eventos, desde que permitam a capacitação num domínio específico de investigação (incluindo métodos e tecnologias) e/ou em competências transversais “soft” necessárias à realização de investigação (por exemplo, gestão de projetos, comunicação).
Participação
Aberto ao público. São cobradas taxas. A inscrição é obrigatória.
Organização e logística
As Formações Avançadas podem ser organizadas de duas formas:
No âmbito de um projeto, de uma bolsa ou de um contrato de investigação, caso em que são organizadas pelo membro do CCMAR responsável por esse projeto ou bolsa. Aplicam-se as regras financeiras normais dos projetos ou contratos de investigação. Para aceder a serviços de comunicação para além dos incluídos no Kit Básico de Comunicação (ver secção 4), contacte o Departamento de Comunicação (idealmente durante a elaboração da proposta de projeto/contrato de investigação para assegurar a orçamentação adequada).
Sendo uma oferta do CCMAR integrada no Programa de Formação Avançada (antigo “ATT”), o Departamento de Comunicação estará ativamente envolvida na organização, logística e disseminação orientada do curso. Aplicam-se regras financeiras específicas do ATT (ver secção 3). Neste caso, o membro do CCMAR que pretenda propor o ATT deve contactar o Departamento de Comunicação do CCMAR para, em conjunto, prepararem e submeterem o Formulário de Evento à aprovação da Direção do CCMAR.
Divulgação
A Formação Avançada é amplamente divulgada para atingir os potenciais alvos. Os canais de divulgação incluem as listas de distribuição do CCMAR, o sítio Web e os canais das redes sociais. Para a Formação Avançada incluída no Programa de Formação Avançada, estão também incluídas actividades de divulgação específicas. Para divulgar a Formação Avançada, os organizadores devem contactar o Departamento de Comunicação do CCMAR para se prepararem:
- Formulários Web de registo - pelo menos 15 dias antes da abertura do formulário Web. Nota: os formulários Web não devem recolher informações pessoais para além do nome do participante e e-mail de contacto. Os pagamentos serão efectuados através de uma plataforma de pagamento online específica gerida pelo Departamento Financeiro.
Materiais gráficos da página Web e de divulgação (aplicam-se modelos específicos) - pelo menos 15 dias antes da publicação da página Web e dos materiais de divulgação (considerar pelo menos 2-4 semanas antes da realização do evento). Para preparar os materiais gráficos, devem ser fornecidas as seguintes informações: título e breve descrição (máx. 250 caracteres); datas, hora, locais e outras informações relevantes; oradores (imagem e afiliação); programa; imagem geral + créditos de imagem.
Certificados
Os organizadores da Formação Avançada devem fornecer certificados tanto para os oradores como para os participantes. Para o efeito, podem personalizar o modelo de certificado da Formação Avançada CCMAR disponível na intranet.
Convívio Cientifico
Objetivo principal
Reunir cientistas e outras partes interessadas para trabalhar e/ou debater temas específicos relacionados com a investigação e atingir objetivos específicos.
Público-alvo
Investigadores e técnicos do meio académico e do sector privado. Estudantes de licenciatura, mestrado e doutoramento. Outras partes interessadas.
Formato
Diferentes formatos: De eventos curtos (algumas horas) a eventos longos (vários dias). De poucos e selecionados participantes (por exemplo, por convite) a uma grande participação (centenas de participantes). Inclui conferências, congressos, workshops (os que não se centram na capacitação dos participantes), reuniões científicas, simpósios, etc.
Participação
Aberta ou fechada ao público. Podem ser cobradas taxas. A inscrição é obrigatória.
Organização e logística
Os Encontros Científicos podem ser organizados de três formas:
- No âmbito de um projeto, de uma bolsa ou de um contrato de investigação, caso em que são organizados pelo membro do CCMAR responsável por esse projeto ou bolsa. Aplicam-se as regras financeiras normais dos projetos ou contratos de investigação, desde que não sejam cobradas taxas aos participantes. Para aceder a serviços de comunicação para além dos incluídos no Kit Básico de Comunicações (ver secção 4), contactar o Departamento de Comunicação do CCMAR (idealmente durante a elaboração da proposta de projeto/contrato de investigação).
- Tratando-se de uma iniciativa liderada por um membro do CCMAR, o encontro científico é organizado pelo membro do CCMAR que lidera o evento, mas deve ser submetida uma ficha de evento à Direção do CCMAR. Se o evento necessitar de apoio do Departamento de Comunicação para além do que está incluído no Kit Básico de Comunicações (ver secção 4), o membro da CCMAR que pretende propor o Encontro Científico deve contactar o Departamento de Comunicação antes de submeter o Formulário de Evento para aprovação.
- Trata-se de uma iniciativa corporativa, liderada pela Direção da CCMAR com o apoio do Departamento de Comunicação e dos membros do CCMAR.
Divulgação
O Departamento de Comunicação disponibiliza um Kit Básico de Comunicação (ver secção 4) que inclui a divulgação das Reuniões Científicas através das listas de distribuição do CCMAR, do sítio Web e dos canais das redes sociais, utilizando modelos de design gráfico pré-definidos.
No entanto, um modelo único pode não ser a solução ideal quando se trata de Reuniões Científicas, uma vez que estes eventos variam muito em termos de formato e âmbito. Os membros do CCMAR que organizem Encontros Científicos no âmbito de um projeto ou contrato de investigação são encorajados a contactar o Departamento de Comunicação do CCMAR para discutir e planear a divulgação do evento (idealmente durante a preparação da proposta de projeto).
Se o evento não se enquadrar no âmbito de um projeto ou contrato de investigação, os organizadores do evento devem contactar o Departamento de Comunicação do CCMAR antes de submeter a proposta de evento para avaliar as potenciais necessidades de comunicação.
Reunião de projeto
Objetivo principal
Realizar eventos internos no âmbito das atividades/tarefas do projeto.
Público-alvo
Membros e parceiros do projeto. Convidados.
Formato
Reuniões, workshops técnicos, eventos de arranque, etc.
Participação
Fechado ao público. Sem taxas. É normalmente exigida uma lista de presenças (os organizadores devem verificar se existem requisitos de comunicação/financeiros por parte da agência/entidade financiadora).
Organização, logística e divulgação
As reuniões de projeto são organizadas e divulgadas pelos membros do CCMAR responsáveis por esse projeto/PT/tarefa. Aplicam-se as regras financeiras normais dos projetos ou contratos de investigação, incluindo a preparação de uma lista de presenças da reunião para efeitos financeiros. Se forem necessários serviços de comunicação, os organizadores do evento devem contactar o Departamento de Comunicação do CCMAR, de preferência no momento da apresentação do projeto ou o mais cedo possível, de modo a garantir um envelope financeiro adequado.
Atividade de divulgação
Objetivo principal
Organizar atividades de literacia do oceano, ações de ensino e/ou sensibilização.
Público-alvo
Comunidade escolar: alunos (1º ao 12º ano) e professores. Público em geral. Outras partes interessadas
Formato
Diferentes formatos: presença em feiras e outros eventos comunitários, atividades de envolvimento das escolas, visitas guiadas, etc.
Participação
Aberta ao público. Sem custos.
Organização e logística
As atividades de divulgação podem ser organizadas pelo Departamento de Comunicação do CCMAR, por membros do CCMAR ou - idealmente - por ambos (em colaboração). Quanto aos requisitos financeiros: quando estas atividades estão integradas em projetos, aplicam-se as regras financeiras normais de projetos ou contratos de investigação. O Departamento de Comunicação deve ser envolvida na apresentação do projeto ou o mais cedo possível para garantir um enquadramento financeiro adequado.
Divulgação
O Departamento de Comunicação do CCMAR fornece um kit básico de comunicação (ver secção 4) que inclui atividades que podem ser utilizadas para organizar e divulgar estas atividades. Poderá ser prestado um apoio de comunicação mais avançado, consoante os recursos disponíveis. Os membros do CCMAR são encorajados a contactar o Departamento de Comunicação com antecedência quando planearem atividades de divulgação.
Get-Together
Objetivo principal
Criar uma comunidade CCMAR.
Público-alvo
Comunidade CCMAR: membros, estudantes de licenciatura, mestrado e doutoramento e visitantes.
Formato
Eventos informais e sociais.
Participação
Limitada aos membros, estudantes e visitantes do CCMAR. Sem taxas. Pode ser necessário registo.
Organização e logística
Os convívios são organizados pela Comissão de Convívio do CCMAR. Para propor um convívio ou para fazer parte desta comissão, contactar gettogetherccmar@ualg.pt
A Direção do CCMAR deve ser informada da organização dos convívios.
Divulgação
Os convívios são apenas divulgados no seio da comunidade CCMAR, uma vez que não preveem participantes externos. O Departamento de Comunicação do CCMAR apoia a Comissão de Convívio preparando os materiais gráficos (aplicam-se modelos específicos) para divulgação através da mailing-list (invest_ccmar@ualg.pt) e fichas básicas de inscrição. Para o efeito, devem ser enviadas previamente para o Departamento de Comunicação do CCMAR as seguintes informações:
- Título
- Data, hora, local
- Outras informações relevantes (e.g.: tema, necessidades específicas)
A cobertura do evento poderá ser efetuada pelo Departamento de Comunicação do CCMAR e divulgada nas redes sociais.
Evento de imprensa
Objetivo principal
Dialogar com a imprensa sobre um determinado tema/assunto
Público-alvo
Imprensa local, nacional e internacional. Principais parceiros e partes interessadas.
Formato
Visitas da imprensa a eventos ou sítios de investigação, conferências de imprensa.
Participação
Limitada à imprensa e aos principais parceiros e partes interessadas. Pode ser necessário registo.
Sem custos.
Organização e logística
Os eventos para a imprensa são organizados pelo Departamento de Comunicação do CCMAR. Os membros da CCMAR que pretendam interagir com a imprensa devem contactar o Departamento de Comunicação para desenvolverem em conjunto uma estratégia de envolvimento da imprensa, que deverá ser aprovada pela Direção da CCMAR. O Departamento de Comunicação disponibiliza um Comms Press Kit para assegurar o envolvimento da imprensa (ver secção 4.3).
Visita Institucional
Objetivo principal
Receber visitantes de alto nível no CCMAR
Público-alvo
Visitantes de alto nível e parceiros do governo, administração e sector privado.
Formato
Visitas, reuniões.
Participação
Limitada a visitantes, membros do CCMAR e convidados. Sem taxas.
Organização e logística
Qualquer membro do CCMAR pode organizar uma visita institucional. A Direção do CCMAR deve ser informada destas visitas. O Departamento de Comunicação do CCMAR deve ser envolvida.
Atividade de doutoramento, mestrado e licenciatura
Objetivo principal
Promover as actividades dos eventos da comunidade estudantil no CCMAR.
Público-alvo
Estudantes de licenciatura, mestrado e doutoramento. Membros do CCMAR.
Formato
Defesa de tese, workshop, visitas a laboratórios, etc.
Participação
Limitada aos membros do CCMAR e aos seus alunos de doutoramento, mestrado e licenciatura. Podem ser cobradas taxas. Poderá ser necessário efetuar uma inscrição.
Organização e logística
Qualquer membro do CCMAR pode organizar um evento dirigido à comunidade estudantil do centro.
Divulgação
As actividades de eventos dirigidos à comunidade estudantil do centro são amplamente divulgadas no seio da comunidade CCMAR e, se for caso disso, para o exterior através dos nossos canais nas redes sociais. Para a divulgação, os organizadores devem contactar o Departamento de Comunicação do CCMAR com uma antecedência mínima de 15 dias para preparar materiais gráficos (podem ser aplicados modelos específicos).